Автоматизация HR процессов: зачем нужна, плюсы и минусы, этапы
Чтобы не тратить время менеджера по персоналу на рутинные задачи, повысить эффективность работы, компании внедряют программное обеспечение, которое возьмет на себя ряд функций. Это и есть автоматизация HR процессов. Рассказываем в блоге, как она позволяет управлять бизнесом и как выбрать инструмент.
Автоматизация HR: зачем она нужна
Некоторые владельцы бизнеса уверены, что автоматизация HR-процессов — очередная бесполезная статья расходов. Менеджеры могут делать все это вручную. Проблема в том, что сотрудники в кадрах утопают в бюрократии, бумагах — им просто некогда заниматься адаптацией, мотивацией и развитием персонала. Плюс увеличиваются сроки работы: задачу, которую система выполняет за месяц, человек может делать в течение полугода.
Менеджеры по персоналу концентрируются на стратегических задачах, а всю рутину, бумажную работу передают программам
Если внедрить автоматизацию HR-процессов, компания станет более конкурентоспособной и откроет новые возможности. Инструменты автоматизированной системы помогают сотрудникам:
1
Формировать базу кандидатов. Сервис самостоятельно ищет резюме по площадкам, добавляет их в общую базу. Инструменты обычно умеют еще и сортировать кандидатов по опыту, навыкам, возрасту или образованию. Человеку не нужно тратить часы на мониторинг резюме по площадкам — все уже будет у него под рукой
2
Отправлять приглашения на интервью. Здесь заложены шаблоны, в которые достаточно ввести время и дату собеседования. Больше не нужно тратить время на письма для каждого кандидата
3
Быстро обсудить кандидатуры. Сервисы автоматизации позволяют перенести обсуждения кандидатов в удобную форму и не запутаться, о ком идет речь. Все участники видят, от какого сотрудника приходит обратная связь и по какому соискателю
4
Вежливо отказать кандидатам, которые не подошли. В программах для работы с персоналом заложены готовые шаблоны для отказа, которые помогут преподнести даже такую новость с уважением к человеку. Компания сохранит лицо, не потратят много времени на отправку отказа каждому
5
Составлять отчеты. Это еще одна функция, которая отнимает обычно много времени. Автоматизация помогают собрать любой отчет за несколько минут.
Маленькие компании долгое время могут обходится без таких инструментов, поскольку управлять 10-15 людьми можно еще вручную. Если же бизнес растет, развивается, то стоит задуматься о повышении эффективность и скорости работы.
Когда необходима автоматизация HR-процессов
Большинство владельцев бизнеса смущает именно стоимость инструментов, которые автоматизируют работу сотрудников. Однако в некоторых случаях руководители рискуют больше потерять, если пытаются сэкономить на таких программах для персонала. Вот в каких случаях автоматизация необходима и выгодна:
в компании работает больше 100 человек
у фирмы есть филиалы по городу, стране
руководство планирует масштабировать бизнес в ближайшее время
нужно понять причину текучки кадров, разобраться с ней и понять эффективность работы
более 50% времени менеджеры по персоналу занимаются рутиной
предприятие хочет стать технологичным и не отставать от конкурентов в кадровой политике
Если в фирме работает менее 100 человек, только один офис и нет большого отдела по управлению персоналом, автоматизация не нужна. Здесь легче решать кадровые вопросы онлайн.
Плюсы и минусы автоматизации HR
Главный плюс, который получает компания — оптимизация работы HR-процессов и повышение эффективности подбора кандидатов. Кроме того, у внедрения такого программного обеспечения есть и другие плюсы:
меньше времени уходит на поиск нужных сотрудников
быстрее подбирают кандидатов на вакантное место
данные о работниках, соискателях собрана в единой базе
каждый отклик тщательно обрабатывается — менеджер не упустит ценного кандидата из-за человеческого фактора
не нужно тратить деньги, чтоб привлечь рекрутеров на аутсорс
Минус автоматизации — компания начинает полностью полагаться на работу программы, хотя некоторые функции нужно оставить за персоналом. Например, чат-бот отлично проведет этапы предварительного отбора, но проверку тестового задания и итоговое собеседование может сделать только менеджер. Кроме того, у будущего сотрудника часто возникают вопросы, на которые сможет ответить только живой человек.
Автоматизация не означает полной отмены живых собеседований
Какие HR-процессы можно автоматизировать
Обычно HR программы закупают в компании, что автоматизировать подбор кандидатов. Однако сейчас на рынке есть программное обеспечение, которое заменяет и другие функции — так можно перестроить всю систему управления персоналом. HR инструменты выполняют дополнительно такие функции:
1
Помогают в адаптации сотрудников. Автоматически новичок получает все инструкции, документы, доступ к новостям фирмы, контакты коллег, которые могут помочь
2
Оформляют увольнение. Программа формирует документы на увольнение, ведет учет техники, закрывает доступы и производит последнюю выплату сотруднику
3
Контролируют отпуска сотрудников. Инструменты автоматизации помогают вести учет отпусков, направлять оповещения, считать больничные дни, декретные и т.д
4
Начисляют заработную плату. Так отдел персонала обезопасит себя от ошибок, проблем с выплатами сотрудникам
5
Оценивают эффективность персонала. Чтобы правильно распределить премии, зафиксировать достижения сотрудников, отметить их недостатки, сервисы фиксируют данные о работе персонала. Некоторые функции помогают вести тайм-менеджмент, чтобы контролировать дисциплину
Конкретные функции зависят от выбранной программы автоматизации. Здесь компания отталкивается от собственных предпочтений.
Этапы автоматизации
Нельзя автоматизировать даже один процесс за сутки. Чтобы подобрать инструмент и адаптировать его под задачи компании, проходят такие этапы:
1
Выявляют проблемы работы, ставят цели и определяют потенциальные риски
2
Разрабатывают техническое задание
3
Подбирают задачи под конкретный софт
4
Устанавливают программное обеспечение, запускают систему
5
Настраивают параметры компании, корректируют их
6
Проводят обучение среди сотрудников
Как только менеджеры по персоналу научились работать с инструментом, приступают к работе с программой. Сотрудники приводят в порядок базу данных с резюме, назначают собеседования, собирают информацию о работниках в едином пространстве.Поскольку компании могут развиваться, расширяться, приложения постоянно модернизируют. Поэтому недостаточно один раз заплатить за программу автоматизации — нужно его постоянно обновлять. Обычно производители сами предлагают абонентское обслуживание и техническую поддержку.
Как выбрать сервис для персонала
Если посмотреть на весь рынок IT, то найдется два варианта, как предлагают автоматизировать процесс работы: программы для установки на компьютер и онлайн-сервисы. Кроме того, продукты отличаются по задачам, которые решают. Некоторые решают только вопросы рекрутинга, а другие читают широкопрофильными. Чтобы выбрать хороший софт для сотрудников компании, посмотрите на эти критерии:
узнайте, какие задачи решает программа
определите, что нужно сделать, чтобы внедрить автоматизацию
есть ли в инструменте стандартные операции по подбору и поиску персонала
наличие аналитических функций для сбора отчетов, обработки информации
объем памяти для хранения данных
есть ли единый центр, чтобы координировать действия нескольких сотрудников
можно ли подстроить программное обеспечение под компанию
интеграция с платформами рекрутинга HH.ru, Superjob и другие
Если по этим критериям руководителя компании устраивает несколько приложений, то смотрят на цену и функционал, который получают за эту стоимость. Затем принимают решение о покупке.
Обзор систем для автоматизации HR-процессов
Многие IT-производители предлагают собственные решения, чтобы автоматизировать работу сотрудников из отдела по работе с персоналом. В таком многообразии легко запутаться. Рассказываем, на какие что стоит обратить внимание.
Удобные HR-системы
Сначала посмотрим, какие широкопрофильные решения для компаний предлагает рынок. Среди программ, которые популярны в бизнесе, выделяют:
1
BambooHR. Международный сервис для персонала с 10-летней историей. Помогает хранить все сведения о сотрудниках в единой базе, есть инструменты отчетности, ищет талантливых соискателей на рынке, чтобы закрыть вакансии. Можно пользоваться функциями автоматизации через мобильное приложение
2
Hurma. Есть удобный дашборд, где отображается все данные о сотрудниках. Можно работать в режиме полуавтомата и настраивать сценарии под конкретные задачи. У каждого сотрудника появляется собственный профиль, где отображена вся нужна информация. Интеграция с Superjob, HH.ru и другими рекрутинговыми платформами.
3
Zoho People. Программа ведет учет данных о сотрудниках и формирует все стандартные отчеты кадровой службы компании. Каждый работник может обрабатывать информацию самостоятельно. В функционал входит учет зарплат, календарь, тайм-трекинг и т.д.
Также рекомендуют Sage HR, PeopleHR, KinHR и другие. Практически все из них предлагают демо-версию или бесплатный тестовый период, чтобы оценить возможности автоматизации.
Если нет потребности автоматизировать всю работу сотрудников кадрового отдела, предприятию достаточно будет продукта для рекрутинга. Эти решения устанавливают прямо на компьютеры персонала в компании:
1
Zoho Recruit. Создает и публикует объявления по вакансиям, автоматически размещает их на агрегаторах, организует SMS и email-рассылку, ведет график собеседований. Проводит анализ текста в резюме, чтобы извлечь важную информацию из резюме соискателя. Есть интеграция с популярными площадками
2
PeopleRecruit. Предлагает автоматический поиск сотрудников по заданным параметрам, проводит тесты под конкретную вакансию, составляет рейтинги кандидатов. Синхронизируется с порталами по поиску работы
3
E-Staff Рекрутер. В программу заложен целый комплекс автоматизации рекрутинга: создает воронку подбора кандидатов, самостоятельно размещает и обновляет вакансии, собирает базу специалистов. Еще одна полезная функция — помогает проводить видео-интервью
4
Experium. Подходит для маленькой компании с 2-3 сотрудниками. Работает не только с порталами по поиску работы, но и социальными сетями. Сортирует отклики, отправляет письма, приглашения кандидатам
5
Резюмакс. Передает данные эйчару об открытой вакансии в отделе, создает опросники для кандидатов, публикует объявления, назначает собеседования и заносит их в календарь
Плюсы рекрутинговых программ — простой функционал для сотрудников, поскольку лишних функций здесь нет. С интерфейсом легко разобраться, а часть рутинных задач можно передать системе.
Онлайн-сервисы для рекрутинга
Онлайн-инструменты автоматизации дешевле программ, которые нужно устанавливать на компьютер. По функционалу для сотрудников они практически не уступают аналогам. Среди самых популярных выделяют:
Skillaz — отбирает соискателей из 1000 претендентов и создает рейтинг для конкретной вакансии
Персия — собирает информацию из нескольких источников и создает базу кандидатов
Поток — расшифровывает резюме в любом формате, распределяет кандидатов по вакансиям, есть возможность провести интервью
Также рассмотрите для компании продукты на корпоративных сайтах GoRecruit, Хантфлоу, Talantix, Hurma System, FriendWork Recruiter. Они помогают собирать резюме в единую базу, а некоторые мониторят данные по кандидатам еще и в социальных сетях.
Как оценить эффективность автоматизации
Чтобы оценить пользу изменений, нужно взять качественные и количественные показатели. Перед тем, как внедрить решение, измеряют продолжительность текущих бизнес-операций. Когда сотрудники поработали в новом сервисе 2-3 месяца, измерения проводят повторно. Если работоспособность персонала увеличилась хотя бы в 2 раза, автоматизация прошла эффективно.Кроме фактических цифр, собирают обратную связь от самих работников компании. Обычно интересуются:
как быстро сейчас формируют документы по сотрудникам
насколько удобно работать
какие функции оказались полезнее всего
какие инструменты внутри программного обеспечения практически не использовали
Вывод об эффективности делают на основе всех этих показателей. Дополнительно можно рассчитать экономический эффект, чтобы оценить, стоили ли траты полученного результата. Рассказываем в следующем блоке статьи, как это можно сделать.
Оценка экономического эффекта от автоматизации
Для оценки определяют, какие показатели важны для компании и персонала. Их выбирают по проблемам, из-за которых решили проводит автоматизацию. Эти преимущества от использования решений должны быть понятными, предсказуемыми и измеримыми. Это могут быть:
сокращение расходов на услуги рекрутинговых агентств
уменьшение затрат на привлечение сотрудников
скорость закрытия позиций
Чтобы определить, по каким показателям оценивают эффективность, собирают мнение нескольких отделов и заказчиков. Когда они выбраны, переходят к подготовке расчетов:
1
обозначают экономические показатели, которые нужно оптимизировать
2
фиксируют информацию по этому показателю на текущий период
3
измеряют его после внедрения автоматизации
4
сопоставляют два измерения и смотрят динамику
Автоматизация быстро привносит изменения в финансовые показатели и HR-процессы компании. Уже в первые месяцы работы сотрудников видно, что:
увеличилась скорость обработки заявок отделом кадров
эйчары быстрее закрывают вакансии
новые работники быстро входят в рабочий ритм
Через 2-3 года компания получит максимальный эффект от автоматизации. Нужно просто дать время сотрудникам привыкнуть к новой системе.
Важно! Мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с нашими курсами, где тема данной статьи раскрывается более подробно:
